Quello dell’archiviazione sostitutiva è uno dei problemi che ha dato luogo alle maggiori preoccupazioni per i contribuenti che hanno adottato il regime forfetario, di cui alla legge 190 del 2014, o anche, cosiddetto il regime di vantaggio (ex minimi).

Ma in cosa consistono questi problemi?

Principalmente – come specifica la nota redatta dallo studio commerciale Aldo Cadau di Cagliari –  ci riferiamo al ciclo di fatturazione passiva (ovvero, le fatture ricevute).

La domanda è: i contribuenti che ricevono le fatture in formato elettronico hanno l’obbligo di archiviazione sostitutiva? Nel merito, l’Agenzia delle entrate ha trovato una soluzione che, in un’ottica di semplificazione, individua a quali condizioni i contribuenti forfetari e gli ex minimi non sono obbligati ad effettuare l’archiviazione sostitutiva dei documenti ricevuti in formato digitale.

Che cosa accade: preliminarmente l’Agenzia delle entrate ha chiarito che i contribuenti (minimi e forfetari) possono decidere di ricevere le fatture emesse nei loro confronti comunicando ai fornitori un indirizzo PEC. Solo in questo caso sussiste l’obbligo di archiviazione sostitutiva delle fatture di acquisto ricevute.

 

studio commerciale di Cagliari Aldo Cadau

 

L’ESONERO DALL’OBBLIGO DI ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA

Una specifica va fatta tuttavia per gli operatori Iva obbligati ad emettere la fattura elettronica dal 1° gennaio 2019: in questo caso, i contribuenti minimi e forfetari, sono equiparati a “consumatori finali”. Pertanto, salvo che il cliente rinunci ad avere copia della fattura, i fornitori saranno tenuti a consegnarne un esemplare in formato analogico o elettronico.

Se non vengono comunicati né la PEC, né il codice destinatario, i contribuenti non dovranno effettuare la conservazione sostitutiva con l’apposizione della marca temporale a chiusura del procedimento. Al fine di evitare che “scatti” l’adempimento dell’archiviazione sostitutiva è opportuno che i soggetti interessati comunichino preventivamente ai loro fornitori di non voler ricevere la fattura a mezzo PEC.

Diverse le ipotesi che si possono contemplare. Potrebbe essersi verificato ad esempio che l’indirizzo di posta elettronica certificata sia stato fornito in passato al fornitore e in questo momento non se ne abbia memoria. Oppure: potrebbe anche essersi verificato che il fornitore abbia acquisito autonomamente il predetto indirizzo dopo averne effettuato apposita ricerca.

La comunicazione preventiva potrà quindi essere utile per evitare complicazioni. In ogni caso, qualora a gennaio i contribuenti dovessero ricevere una fattura a mezzo PEC potranno comunicare, nell’ipotesi in cui lo stesso soggetto dovesse emettere un’altra fattura, di cancellare dai propri dati anagrafici la PEC in modo da non utilizzarla neppure per errore.

Si pone poi il problema, qualora il contribuente dovesse ricevere a mezzo PEC una sola fattura nel corso del periodo d’imposta, se l’obbligo di archiviazione sostitutiva riguardi esclusivamente l’unico documento ricevuto attraverso il predetto canale di trasmissione, ovvero ogni altra fattura ricevuta in formato digitale. L’Agenzia delle entrate non ha affrontato espressamente il problema, ma si ritiene che la ricezione occasionale di una fattura a mezzo PEC non faccia scattare l’obbligo generalizzato di archiviazione sostitutiva per ogni documento. Tale obbligo risulterà circoscritto all’unico documento ricevuto e mezzo PEC.

 

studio commerciale di Cagliari Cadau&Associati

 

L’OBBLIGO DI NUMERAZIONE DELLE FATTURE RICEVUTE

 

Il venir meno di tale obbligo (l’archiviazione sostitutiva) non vuole significare che i contribuenti non debbano numerare e conservare, sia pure senza l’apposizione della marca temporale, le fatture ricevute. Trattandosi di soggetti di fatto equiparati a consumatori finali dovrebbero ricevere un esemplare del documento in formato analogico. Tale esemplare sarà sottoposto alla numerazione e alla conservazione.

Se, invece, gli stessi contribuenti dovessero ricevere solo un esemplare del file in formato in XML, sussisterebbe comunque l’obbligo di conservazione, senza però apporre la marca temporale. In ogni caso un esemplare della fattura potrà essere acquisito anche autonomamente prelevandola direttamente da un’apposita area riservata del sito WEB dell’Agenzia delle entrate.